Accordo sul trattamento dei dati (DPA)

Sezione I — Clausola 1. Scopo e ambito di applicazione

a) Scopo delle presenti clausole contrattuali tipo (di seguito «clausole») è garantire il rispetto dell'articolo 28, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati).

b) I titolari del trattamento e i responsabili del trattamento di cui all'allegato I hanno accettato le presenti clausole al fine di garantire il rispetto dell'articolo 28, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE) 2016/679 e/o dell'articolo 29, paragrafi 3 e 4, del regolamento (UE) 2018/1725.

c) Le presenti clausole si applicano al trattamento dei dati personali specificato all'allegato II.

d) Gli allegati da I a IV costituiscono parte integrante delle clausole.

e) Le presenti clausole lasciano impregiudicati gli obblighi cui è soggetto il titolare del trattamento a norma del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725.

f) Le presenti clausole non garantiscono, di per sé, il rispetto degli obblighi connessi ai trasferimenti internazionali conformemente al capo V del regolamento (UE) 2016/679 o del regolamento (UE) 2018/1725.

Clausola 2. Invariabilità delle clausole

a) Le parti si impegnano a non modificare le clausole se non per aggiungere o aggiornare informazioni negli allegati.

b) Ciò non impedisce alle parti di includere le clausole contrattuali tipo stabilite nelle presenti clausole in un contratto più ampio o di aggiungere altre clausole o garanzie supplementari, purché queste non contraddicano, direttamente o indirettamente, le presenti clausole o ledano i diritti o le libertà fondamentali degli interessati.

Clausola 3. Interpretazione

a) Quando le presenti clausole utilizzano i termini definiti, rispettivamente, nel regolamento (UE) 2016/679 o nel regolamento (UE) 2018/1725, tali termini hanno lo stesso significato di cui al regolamento interessato.

b) Le presenti clausole vanno lette e interpretate alla luce delle disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 o del regolamento (UE) 2018/1725, rispettivamente.

c) Le presenti clausole non devono essere interpretate in un senso che non sia conforme ai diritti e agli obblighi previsti dal regolamento (UE) 2016/679 / dal regolamento (UE) 2018/1725, o che pregiudichi i diritti o le libertà fondamentali degli interessati.

Clausola 4. Gerarchia

In caso di contraddizione tra le presenti clausole e le disposizioni di accordi correlati, vigenti tra le parti al momento dell'accettazione delle presenti clausole, o conclusi successivamente, prevalgono le presenti clausole.

Clausola 5 — Facoltativa. Clausola di adesione successiva

a) Qualunque entità che non sia parte delle presenti clausole può, con l'accordo di tutte le parti, aderire alle presenti clausole in qualunque momento, in qualità di titolare del trattamento o di responsabile del trattamento, compilando gli allegati e firmando l'allegato I.

b) Una volta compilati e firmati gli allegati di cui alla lettera a), l'entità aderente è considerata parte delle presenti clausole e ha i diritti e gli obblighi di un titolare del trattamento o di un responsabile del trattamento, conformemente alla sua designazione nell'allegato I.

c) L'entità aderente non ha diritti od obblighi derivanti a norma delle presenti clausole per il periodo precedente all'adesione.

Sezione II — Obblighi delle parti. Clausola 6. Descrizione del trattamento

I dettagli dei trattamenti, in particolare le categorie di dati personali e le finalità del trattamento per le quali i dati personali sono trattati per conto del titolare del trattamento, sono specificati nell'allegato II.

Clausola 7. Obblighi delle parti — 7.1. Istruzioni

a) Il responsabile del trattamento tratta i dati personali soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento, salvo che lo richieda il diritto dell'Unione o nazionale cui è soggetto il responsabile del trattamento. In tal caso, il responsabile del trattamento informa il titolare del trattamento circa tale obbligo giuridico prima del trattamento, a meno che il diritto lo vieti per rilevanti motivi di interesse pubblico. Il titolare del trattamento può anche impartire istruzioni successive per tutta la durata del trattamento dei dati personali. Tali istruzioni sono sempre documentate.

b) Il responsabile del trattamento informa immediatamente il titolare del trattamento qualora, a suo parere, le istruzioni del titolare del trattamento violino il regolamento (UE) 2016/679/ il regolamento (UE) 2018/1725 o le disposizioni applicabili, nazionali o dell'Unione, relative alla protezione dei dati.

7.2. Limitazione delle finalità

Il responsabile del trattamento tratta i dati personali soltanto per le finalità specifiche del trattamento di cui all'allegato II, salvo ulteriori istruzioni del titolare del trattamento.

7.3. Durata del trattamento dei dati personali

Il responsabile del trattamento tratta i dati personali soltanto per la durata specificata nell'allegato II.

7.4. Sicurezza del trattamento

a) Il responsabile del trattamento mette in atto almeno le misure tecniche e organizzative specificate nell'allegato III per garantire la sicurezza dei dati personali. Ciò include la protezione da ogni violazione di sicurezza che comporti accidentalmente o in modo illecito la distruzione, la perdita, la modifica, la divulgazione non autorizzata o l'accesso ai dati (violazione dei dati personali). Nel valutare l'adeguato livello di sicurezza, le parti tengono debitamente conto dello stato dell'arte, dei costi di attuazione, nonché della natura, dell'ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, come anche dei rischi per gli interessati.

b) Il responsabile del trattamento concede l'accesso ai dati personali oggetto di trattamento ai membri del suo personale soltanto nella misura strettamente necessaria per l'attuazione, la gestione e il controllo del contratto. Il responsabile del trattamento garantisce che le persone autorizzate al trattamento dei dati personali ricevuti si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza.

7.5. Dati sensibili

Se il trattamento riguarda dati personali che rivelino l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche o l'appartenenza sindacale, dati genetici o dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all'orientamento sessuale della persona, o dati relativi a condanne penali e a reati («dati sensibili»), il responsabile del trattamento applica limitazioni specifiche e/o garanzie supplementari.

7.6. Documentazione e rispetto

a) Le parti devono essere in grado di dimostrare il rispetto delle presenti clausole.

b) Il responsabile del trattamento risponde prontamente e adeguatamente alle richieste di informazioni del titolare del trattamento relative al trattamento dei dati conformemente alle presenti clausole.

c) Il responsabile del trattamento mette a disposizione del titolare del trattamento tutte le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto degli obblighi stabiliti nelle presenti clausole e che derivano direttamente dal regolamento (UE) 2016/679 e/o dal regolamento (UE) 2018/1725. Su richiesta del titolare del trattamento, il responsabile del trattamento consente e contribuisce alle attività di revisione delle attività di trattamento di cui alle presenti clausole, a intervalli ragionevoli o se vi sono indicazioni di inosservanza. Nel decidere in merito a un riesame o a un'attività di revisione, il titolare del trattamento può tenere conto delle pertinenti certificazioni in possesso del responsabile del trattamento.

d) Il titolare del trattamento può scegliere di condurre l'attività di revisione autonomamente o incaricare un revisore indipendente. Le attività di revisione possono comprendere anche ispezioni nei locali o nelle strutture fisiche del responsabile del trattamento e, se del caso, sono effettuate con un preavviso ragionevole.

e) Su richiesta, le parti mettono a disposizione della o delle autorità di controllo competenti le informazioni di cui alla presente clausola, compresi i risultati di eventuali attività di revisione.

7.7. Ricorso a sub-responsabili del trattamento

a) OPZIONE 2: AUTORIZZAZIONE SCRITTA GENERALE: Il responsabile del trattamento ha l'autorizzazione generale del titolare del trattamento per ricorrere a sub-responsabili del trattamento sulla base di un elenco concordato. Il responsabile del trattamento informa specificamente per iscritto il titolare del trattamento di eventuali modifiche previste di tale elenco riguardanti l'aggiunta o la sostituzione di sub-responsabili del trattamento con un anticipo di almeno 14 giorni, dando così al titolare del trattamento tempo sufficiente per poter opporsi a tali modifiche prima del ricorso al o ai sub-responsabili del trattamento in questione. Il responsabile del trattamento fornisce al titolare del trattamento le informazioni necessarie per consentirgli di esercitare il diritto di opposizione.

b) Qualora il responsabile del trattamento ricorra a un sub-responsabile del trattamento per l'esecuzione di specifiche attività di trattamento (per conto del responsabile del trattamento), stipula un contratto che impone al sub-responsabile del trattamento, nella sostanza, gli stessi obblighi in materia di protezione dei dati imposti al responsabile del trattamento conformemente alle presenti clausole. Il responsabile del trattamento si assicura che il sub-responsabile del trattamento rispetti gli obblighi cui il responsabile del trattamento è soggetto a norma delle presenti clausole e del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725.

c) Su richiesta del titolare del trattamento, il responsabile del trattamento gli fornisce copia del contratto stipulato con il sub-responsabile del trattamento e di ogni successiva modifica. Nella misura necessaria a proteggere segreti aziendali o altre informazioni riservate, compresi i dati personali, il responsabile del trattamento può espungere informazioni dal contratto prima di trasmetterne una copia.

d) Il responsabile del trattamento rimane pienamente responsabile nei confronti del titolare del trattamento dell'adempimento degli obblighi del sub-responsabile del trattamento derivanti dal contratto che questi ha stipulato con il responsabile del trattamento. Il responsabile del trattamento notifica al titolare del trattamento qualunque inadempimento, da parte del sub-responsabile del trattamento, degli obblighi contrattuali.

e) Il responsabile del trattamento concorda con il sub-responsabile del trattamento una clausola del terzo beneficiario secondo la quale, qualora il responsabile del trattamento sia scomparso di fatto, abbia giuridicamente cessato di esistere o sia divenuto insolvente, il titolare del trattamento ha diritto di risolvere il contratto con il sub-responsabile del trattamento e di imporre a quest'ultimo di cancellare o restituire i dati personali.

7.8. Trasferimenti internazionali

a) Qualunque trasferimento di dati verso un paese terzo o un'organizzazione internazionale da parte del responsabile del trattamento è effettuato soltanto su istruzione documentata del titolare del trattamento o per adempiere a un requisito specifico a norma del diritto dell'Unione o degli Stati membri cui è soggetto il responsabile del trattamento, e nel rispetto del capo V del regolamento (UE) 2016/679 o del regolamento (UE) 2018/1725.

b) Il titolare del trattamento conviene che, qualora il responsabile del trattamento ricorra a un sub-responsabile del trattamento conformemente alla clausola 7.7 per l'esecuzione di specifiche attività di trattamento (per conto del titolare del trattamento) e tali attività di trattamento comportino il trasferimento di dati personali ai sensi del capo V del regolamento (UE) 2016/679, il responsabile del trattamento e il sub-responsabile del trattamento possono garantire il rispetto del capo V del regolamento (UE) 2016/679 utilizzando le clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione conformemente all'articolo 46, paragrafo 2, del regolamento (UE) 2016/679, purché le condizioni per l'uso di tali clausole contrattuali tipo siano soddisfatte.

Clausola 8. Assistenza al titolare del trattamento

a) Il responsabile del trattamento notifica prontamente al titolare del trattamento qualunque richiesta ricevuta dall'interessato. Non risponde egli stesso alla richiesta, a meno che sia stato autorizzato in tal senso dal titolare del trattamento.

b) Il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento nell'adempimento degli obblighi di rispondere alle richieste degli interessati per l'esercizio dei loro diritti, tenuto conto della natura del trattamento. Nell'adempiere agli obblighi di cui alle lettere a) e b), il responsabile del trattamento si attiene alle istruzioni del titolare del trattamento.

c) Oltre all'obbligo di assistere il titolare del trattamento in conformità della clausola 8, lettera b), il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento anche nel garantire il rispetto dei seguenti obblighi, tenuto conto della natura del trattamento dei dati e delle informazioni a disposizione del responsabile del trattamento: 1) l'obbligo di effettuare una valutazione dell'impatto dei trattamenti previsti sulla protezione dei dati personali («valutazione d'impatto sulla protezione dei dati») qualora un tipo di trattamento possa presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche; 2) l'obbligo, prima di procedere al trattamento, di consultare la o le autorità di controllo competenti qualora la valutazione d'impatto sulla protezione dei dati indichi che il trattamento presenterebbe un rischio elevato in assenza di misure adottate dal titolare del trattamento per attenuare il rischio; 3) l'obbligo di garantire che i dati personali siano esatti e aggiornati, informando senza indugio il titolare del trattamento qualora il responsabile del trattamento venga a conoscenza del fatto che i dati personali che sta trattando sono inesatti o obsoleti; 4) gli obblighi di cui all'articolo 32 del regolamento (UE) 2016/679.

d) Le parti stabiliscono nell'allegato III le misure tecniche e organizzative adeguate con cui il responsabile del trattamento è tenuto ad assistere il titolare del trattamento nell'applicazione della presente clausola, nonché l'ambito di applicazione e la portata dell'assistenza richiesta.

Clausola 9. Notifica di una violazione dei dati personali

In caso di violazione dei dati personali, il responsabile del trattamento coopera con il titolare del trattamento e lo assiste nell'adempimento degli obblighi che incombono a quest'ultimo a norma degli articoli 33 e 34 del regolamento (UE) 2016/679 o degli articoli 34 e 35 del regolamento (UE) 2018/1725, ove applicabile, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni a disposizione del responsabile del trattamento.

9.1. Violazione riguardante dati trattati dal titolare del trattamento. In caso di una violazione dei dati personali trattati dal titolare del trattamento, il responsabile del trattamento assiste il titolare del trattamento: a) nel notificare la violazione dei dati personali alla o alle autorità di controllo competenti, senza ingiustificato ritardo dopo che il titolare del trattamento ne è venuto a conoscenza, se del caso/(a meno che sia improbabile che la violazione dei dati personali presenti un rischio per i diritti e le libertà delle persone fisiche); b) nell'ottenere le seguenti informazioni che, in conformità dell'articolo 33, paragrafo 3, del regolamento (UE) 2016/679, devono essere indicate nella notifica del titolare del trattamento e includere almeno: 1) la natura dei dati personali compresi, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di interessati in questione nonché le categorie e il numero approssimativo di registrazioni dei dati personali in questione; 2) le probabili conseguenze della violazione dei dati personali; 3) le misure adottate o di cui si propone l'adozione da parte del titolare del trattamento per porre rimedio alla violazione dei dati personali, se del caso anche per attenuarne i possibili effetti negativi. Qualora, e nella misura in cui, non sia possibile fornire tutte le informazioni contemporaneamente, la notifica iniziale contiene le informazioni disponibili in quel momento, e le altre informazioni sono fornite successivamente, non appena disponibili, senza ingiustificato ritardo; c) nell'adempiere, in conformità dell'articolo 34 del regolamento (UE) 2016/679, all'obbligo di comunicare senza ingiustificato ritardo la violazione dei dati personali all'interessato, qualora la violazione dei dati personali sia suscettibile di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche.

9.2. Violazione riguardante dati trattati dal responsabile del trattamento. In caso di una violazione dei dati personali trattati dal responsabile del trattamento, quest'ultimo ne dà notifica al titolare del trattamento senza ingiustificato ritardo dopo esserne venuto a conoscenza. La notifica contiene almeno: a) una descrizione della natura della violazione (compresi, ove possibile, le categorie e il numero approssimativo di interessati e di registrazioni dei dati in questione); b) i recapiti di un punto di contatto presso il quale possono essere ottenute maggiori informazioni sulla violazione dei dati personali; c) le probabili conseguenze della violazione dei dati personali e le misure adottate o di cui si propone l'adozione per porre rimedio alla violazione, anche per attenuarne i possibili effetti negativi. Qualora, e nella misura in cui, non sia possibile fornire tutte le informazioni contemporaneamente, la notifica iniziale contiene le informazioni disponibili in quel momento, e le altre informazioni sono fornite successivamente, non appena disponibili, senza ingiustificato ritardo.

Le parti stabiliscono nell'allegato III tutti gli altri elementi che il responsabile del trattamento è tenuto a fornire quando assiste il titolare del trattamento nell'adempimento degli obblighi che incombono al titolare del trattamento a norma degli articoli 33 e 34 del regolamento (UE) 2016/679.

Sezione III — Disposizioni finali. Clausola 10. Inosservanza delle clausole e risoluzione

a) Fatte salve le disposizioni del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725, qualora il responsabile del trattamento violi gli obblighi che gli incombono a norma delle presenti clausole, il titolare del trattamento può dare istruzione al responsabile del trattamento di sospendere il trattamento dei dati personali fino a quando quest'ultimo non rispetti le presenti clausole o non sia risolto il contratto. Il responsabile del trattamento informa prontamente il titolare del trattamento qualora, per qualunque motivo, non sia in grado di rispettare le presenti clausole.

b) Il titolare del trattamento ha diritto di risolvere il contratto per quanto riguarda il trattamento dei dati personali conformemente alle presenti clausole qualora: 1) il trattamento dei dati personali da parte del responsabile del trattamento sia stato sospeso dal titolare del trattamento in conformità della lettera a) e il rispetto delle presenti clausole non sia ripristinato entro un termine ragionevole e in ogni caso entro un mese dalla sospensione; 2) il responsabile del trattamento violi in modo sostanziale o persistente le presenti clausole o gli obblighi che gli incombono a norma del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725; 3) il responsabile del trattamento non rispetti una decisione vincolante di un organo giurisdizionale competente o della o delle autorità di controllo competenti per quanto riguarda i suoi obblighi in conformità delle presenti clausole o del regolamento (UE) 2016/679 e/o del regolamento (UE) 2018/1725.

c) Il responsabile del trattamento ha diritto di risolvere il contratto per quanto riguarda il trattamento dei dati personali a norma delle presenti clausole qualora, dopo aver informato il titolare del trattamento che le sue istruzioni violano i requisiti giuridici applicabili in conformità della clausola 7.1, lettera b), il titolare del trattamento insista sul rispetto delle istruzioni.

d) Dopo la risoluzione del contratto il responsabile del trattamento, a scelta del titolare del trattamento, cancella tutti i dati personali trattati per conto del titolare del trattamento e certifica a quest'ultimo di averlo fatto, oppure restituisce al titolare del trattamento tutti i dati personali e cancella le copie esistenti, a meno che il diritto dell'Unione o dello Stato membro non richieda la conservazione dei dati personali. Finché i dati non sono cancellati o restituiti, il responsabile del trattamento continua ad assicurare il rispetto delle presenti clausole.

Allegato I — Elenco delle parti

Titolare del trattamento: l'organizzazione registrata in domusdesk (agenzia, libero professionista o proprietario privato), con il nome, l'indirizzo e gli identificativi fiscali indicati nelle sue impostazioni; referente: la persona con il ruolo di OWNER che ha accettato le presenti clausole, con i recapiti del suo account; responsabile della protezione dei dati: se designato, quello indicato dall'organizzazione nelle impostazioni. Firma e data di adesione: l'accettazione elettronica registrata da domusdesk (persona, data e ora, versione e impronta SHA-256 di questo testo), di cui l'organizzazione può scaricare copia dalle impostazioni.

Responsabile del trattamento: Lelio Pellegrini, titolare del software domusdesk (www.domusdesk.com); recapito per questo accordo: portezuelos.info@gmail.com; i dati anagrafici e fiscali completi sono indicati nei termini di servizio. Firma e data di adesione: la pubblicazione di questa versione del testo sul sito, con la sua impronta.

Allegato II — Descrizione del trattamento

Categorie di interessati: le persone che l'organizzazione registra nel software — proprietari e locatori, conduttori e garanti, acquirenti e venditori, richiedenti e visitatori, fornitori e professionisti, condòmini e amministratori, titolari effettivi e rappresentanti delle società — e il personale dell'organizzazione che vi accede (membri, invitati).

Categorie di dati personali: dati identificativi e di contatto; codice fiscale, partita IVA e dati di fatturazione; coordinate bancarie; copie dei documenti d'identità e le prove dell'adeguata verifica antiriciclaggio (identificazione, titolare effettivo, esposizione politica, liste di sanzioni, scopo e natura del rapporto, origine dei fondi, valutazione del rischio registrata dall'organizzazione); contratti, mandati, scadenze, pagamenti e provvigioni; documenti e fotografie degli immobili; comunicazioni, richieste e visite; registri di accesso e di attività.

Dati sensibili: il servizio non è destinato a trattare le categorie particolari dell'articolo 9 né i dati dell'articolo 10 del GDPR, salvo quanto la normativa antiriciclaggio impone all'organizzazione di raccogliere (ad esempio l'esito di un controllo sulle liste di sanzioni). Garanzie applicate: cifratura dei dati dei documenti d'identità, accesso limitato ai ruoli autorizzati, registro di ogni lettura del fascicolo antiriciclaggio, limiti all'esportazione, nessun uso di questi dati da parte di funzioni di intelligenza artificiale.

Natura del trattamento: conservazione, organizzazione, consultazione, calcolo di scadenze e importi, estrazione ed esportazione, copia di sicurezza, cancellazione, tramite un software in cloud a cui il personale dell'organizzazione accede con le proprie credenziali.

Finalità per le quali i dati sono trattati per conto del titolare: la gestione, da parte dell'organizzazione, dei propri immobili, contratti, persone, scadenze, documenti, lavori e incassi, e l'adempimento dei suoi obblighi di legge, inclusi quelli di adeguata verifica e conservazione previsti dal decreto legislativo 231/2007 quando l'organizzazione è un soggetto obbligato. Il software raccoglie prove e segnala anomalie; non decide mai la conformità, non attribuisce un livello di rischio e non effettua segnalazioni: queste restano scelte e doveri dell'organizzazione.

Durata del trattamento: la durata dell'abbonamento, più il periodo di recupero di 30 giorni dopo la cessazione e la rotazione delle copie di sicurezza (7 giorni di storico del database, 35 giorni di versioni dei file). Istruzione documentata sulla conservazione antiriciclaggio: i dati e i documenti che l'organizzazione classifica come prove antiriciclaggio sono conservati per il numero di anni che l'organizzazione imposta nel software per il proprio paese (dieci anni in Italia, articolo 31 del decreto legislativo 231/2007), anche oltre la fine del contratto, in un archivio separato, conservato nell'archivio cifrato dei documenti e non più accessibile al personale dell'organizzazione, e distrutti alla scadenza; l'organizzazione può in ogni momento esportarli. Questa è un'istruzione del titolare ai sensi della clausola 7.1, lettera a), e la conservazione richiesta dal diritto nazionale ai sensi della clausola 10, lettera d).

Allegato III — Misure tecniche e organizzative

Misure messe in atto dal responsabile (descritte in modo concreto, come l'allegato richiede; il dettaglio tecnico aggiornato è nella documentazione di sicurezza pubblicata da domusdesk):

1. Separazione dei dati di ogni organizzazione imposta dal database (row level security): ogni lettura e scrittura avviene dentro il contesto della sola organizzazione; nessuna funzione legge i dati di più organizzazioni, salvo l'amministrazione della piattaforma, limitata ai dati di abbonamento e registrata, e la condivisione esplicita, a scadenza e registrata, del fascicolo di un immobile che un'organizzazione concede a un'altra. 2. Cifratura: in transito con TLS; a riposo nel database e nell'archivio dei documenti; i dati dei documenti d'identità e le risposte dei fornitori di verifica cifrati con AES-256-GCM con chiave custodita fuori dalle copie di sicurezza e conservata in deposito presso più persone. 3. Documenti serviti solo con collegamenti firmati e a scadenza; archivio versionato e protetto dalla cancellazione; copia su un secondo fornitore con credenziali separate. 4. Copie di sicurezza del database con ripristino a un istante nel tempo; prova di ripristino prima del rilascio e ogni trimestre, con il tempo misurato; procedura di ripristino per singola organizzazione, provata su dati di prova prima che serva. 5. Identificazione e autorizzazione: credenziali con password cifrata, secondo fattore, chiavi di accesso; sessioni a scadenza; limiti ai tentativi; ruoli OWNER, MANAGER e AGENT verificati lato server a ogni azione; esportazione in blocco riservata all'OWNER. 6. Registro degli eventi: ogni creazione, modifica, cancellazione ed esportazione registrata con autore e indirizzo; ogni lettura di un fascicolo antiriciclaggio e ogni apertura della scansione di un documento registrate; registro non modificabile, salvo l'oscuramento dei dati personali dopo una cancellazione, e non cancellabile, salvo i registri di accesso antiriciclaggio dopo 24 mesi. 7. Conservazione limitata: termini per classe di dato applicati dal software (prove antiriciclaggio per il termine di legge impostato dall'organizzazione; registro di accesso antiriciclaggio 24 mesi, le altre righe del registro delle attività per la vita dell'organizzazione; notifiche 90 giorni; esportazioni fino alla scadenza del collegamento); cestino visibile e ripristino. 8. Amministratori di sistema: un unico amministratore, designato per iscritto, con elenco a disposizione dell'autorità, verifica annuale e, per i sistemi propri dell'applicazione (il registro delle attività e il registro degli accessi della piattaforma), registri degli accessi amministrativi conservati per almeno sei mesi, completi e non alterabili dall'applicazione; i registri che i fornitori di infrastruttura tengono degli accessi amministrativi sono i loro e seguono i loro termini; per questo trattamento il titolare attribuisce al responsabile, ai sensi del punto 3 bis del provvedimento del Garante del 27 novembre 2008, l'adempimento delle lettere d) ed e) di quel provvedimento. 9. Sviluppo sicuro: dipendenze aggiornate, verifiche automatiche a ogni modifica, migrazioni additive, controllo delle intestazioni di sicurezza e delle policy del database, segnalazione degli errori a un servizio di monitoraggio senza dati personali. 10. Minimizzazione: nessun dato dei fascicoli antiriciclaggio, dei documenti d'identità o biometrico entra in una funzione di intelligenza artificiale; nessun dato biometrico è trattato. 11. Portabilità e cancellazione: esportazione completa in formati aperti disponibile all'OWNER in ogni momento, anche durante la sospensione e il periodo di recupero; cancellazione dell'organizzazione al termine del periodo di recupero, salvo l'archivio antiriciclaggio di cui all'allegato II.

Assistenza al titolare (clausole 8 e 9):

a) Violazioni: prima notizia a ogni OWNER dell'organizzazione colpita entro 24 ore dalla conoscenza, con i contenuti della clausola 9.2, aggiornamenti man mano che le informazioni sono disponibili, supporto alla compilazione della notifica all'autorità e alla comunicazione agli interessati, rapporto finale. b) Diritti degli interessati: inoltro all'OWNER di ogni richiesta ricevuta senza rispondere nel merito; strumenti di consultazione, rettifica, esportazione per interessato e cancellazione nei limiti di legge, su istruzione dell'organizzazione; limitazione tramite l'archivio legale. c) Valutazione d'impatto: una valutazione della piattaforma e un modello di valutazione d'impatto per l'organizzazione, con i campi del titolare da compilare, forniti da domusdesk; l'adozione resta del titolare. d) Documentazione: la documentazione di sicurezza e i registri necessari a dimostrare il rispetto di queste clausole, a richiesta; collaborazione alle revisioni con preavviso ragionevole.

Allegato IV — Elenco dei sub-responsabili del trattamento

Nota: questo allegato si compila solo in caso di autorizzazione specifica (clausola 7.7, lettera a), opzione 1). Le parti hanno scelto l'opzione 2, l'autorizzazione scritta generale: l'elenco concordato dei sub-responsabili, con la sede, l'attività svolta, il luogo del trattamento e il meccanismo di trasferimento, è quello pubblicato da domusdesk nella pagina dei sub-responsabili del sito (fino alla sua pubblicazione, l'elenco riportato nell'informativa sulla privacy). Ogni aggiunta o sostituzione è comunicata per iscritto agli OWNER dell'organizzazione con almeno 14 giorni di anticipo, con le informazioni necessarie per opporsi.